西华大学合同管理内部控制制度(试行)

发布人: 王希发布时间: 2020-10-30浏览次数: 0


西华大学合同管理内部控制制度(试行)


第一章

第一条为加强西华大学(以下简称“学校”)的合同管理,规范合同行为,防范合同在签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险,强化对合同全过程、动态的管控,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》、《四川省合同监督条例》、《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》和相关法律法规,结合学校实际情况,制定本制度。

第二条合同,是指学校自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条学校法定代表人及其书面授权的代理人,可在相应权限范围和期限内,代表学校依法订立、履行、变更或解除合同。未经学校法定代表人书面授权,任何人、任何单位都不得以学校的名义或者所属单位的名义对外签订合同。

第四条 学校订立、履行合同应当遵守法律、行政法规、规章,应当遵循诚实信用、平等互利、协商一致的原则,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,不得损害社会公共利益。



第二章 合同管理主要流程及管理机构职责

第五条 本制度规定的合同业务流程,主要包括合同订立、合同履行、合同纠纷处理以及合同档案管理等环节。

第六条 学校合同管理实行统一领导、归口管理、分级负责,按照决策、执行、监督“三权分离”的原则,根据归口管理的内部控制方法,科学设置管理机构,各相关单位依照本办法履行相应的合同管理职责。

第七条 常委会、校务会是学校合同管理的决策机构,主要职责是:

(一)审定合同管理内部控制制度。

(二)审批影响重大或法律关系复杂的合同。

(三)审定合同纠纷调处的意见。

(四)其他相关事项。

第八条 学校党政办公室是学校合同管理的牵头单位,主要职责是:

(一)对学校合同事务进行监管、协调。

(二)根据上级、学校内控管理的相关要求组织制定并完善合同内控管理制度,制作流程图。

(三)汇总并管理学校年度合同台账,为学校内控工作提供相应数据和信息。

(四)协调学校合同合法性审查工作,建立送审合同管理台账

(五)其他相关事项。

第九条 学校各相关单位管理本单位职责及业务范围内的合同事务,合同的归口管理单位,主要职责是:

(一)负责对所属归口管理合同,提供合同模板,审核合同文本。合同文本一般包括以下内容:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履约期限地点和方式;起止时间;违约责任;解决争议的方法;修改、解除的条款;生效条款等。

合同内容涉及两个或两个以上校内单位的,根据合同内容、范围、来源等确定合同归口管理单位,其他相关单位为会签单位。

二)负责将所属归口管理的合同送学校法律顾问审核

(三)负责对金额较大、涉及面广、法律关系或经济利益复杂的重大合同提交校务会或常委会审批。

(四)负责对所属归口管理合同的履行情况进行监管。

(五)负责对履行过程中出现问题的合同及时介入处理。合同在履行过程中出现重大异常风险时,需及时向分管校领导汇报,并将解决方案提交校务会和常委会审定。相关问题处理过程中,未经授权批准,校内任何单位或人员不得对外做出实质性答复或承诺。

(六)按照统一编号规则,建立本单位的合同管理台账,并定期报学校党政办汇总。

(七)负责本单位管理的合同的归档工作。

(八)其他相关事项。

第十条 合同的校内发起单位或人员是合同的履行方,主要职责是:

(一)负责合同相关方主体资格、信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作,并对初始资料的真实性、完整性负责。

(二)负责组织合同谈判,并做好谈判记录。

(三)负责合同文本的草拟,并完成报批及签订流程。

(四)负责合同的履行,如履行过程中出现问题,应及时向归口管理单位反映。

(五)合同履行过程中,如遇合同变更/解除/转让/终止等情形,需经归口管理单位审核同意

(六)负责合同验收、审计等有关工作;

(七)负责收集、整理合同相关资料,并提交归口管理单位审核存档;

(八)其他相关事项。

第十一条相关单位的合同事务应专人管理单位主要负责人为合同管理责任人。



第三章 合同订立、履行档案管理

第十二条 学校合同订立程序如下:

(一)合同调查。合同订立前,校内的合同发起单位或人员应当进行合同调查,详细了解合同对方的主体资格、经营现状、商业信誉、履约能力等情况;

(二)合同谈判。校内的合同发起单位组织合同谈判小组与合同单位进行合同谈判,确定实质性条款、内容。谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外,还应当根据情况,配备法律、技术、财会等方面的人员;对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,还应当聘请外部专家参与合同的相关工作。

(三)合同草拟。合同文本由校内发起单位或人员起草,重大合同或法律关系复杂的合同应协调法律顾问参与起草。

(四)合同审核。合同文本由合同归口管理单位审查。需法律顾问审查的,文本提交3-5个工作日反馈修改意见;需经校务会或常委会审批的重大合同,由合同归口管理单位提交审批;

(五)合同签订与盖章。合同审批通过后,由法定代表人签署,或法定代表人授权分管校领导(可再授权给相关单位负责人)签署后盖章。

第十三条 合同订立后,合同归口管理部门要持续跟踪、监督合同履行情况。如因合同履行出现问题需进行仲裁或诉讼的,产生的相应费用,原则上由合同的校内履行方承担

第十四条 合同档案是指合同谈判、签订、履行、变更和纠纷处理过程中形成的,具有考应用价值的各种书面、电子档等与合同相关的所有材料,由合同的校内履行负责收集,归口管理部门按学校档案馆的要求归档备查。




第四章 内部监督及法律责任

第十五条学校各单位签订合同,应当遵守本管理制度,认真履行职责,维护学校利益,因渎职、失职给学校造成损失的,依照有关法律规定及学校规章制度追究合同归口管理单位和合同校内履行方的责任。

第十六条 合同生效后,校内合同履行方怠于履行合同义务或怠于行使合同权利造成学校损失的,依照有关法律规定及学校规章制度,对合同归口管理部门和校内合同履行方进行追责问责。

第十七条 将学校合同管理工作纳入单位年终考评体系,进行考核。

第五章 附  则

第十八条合同归口管理单位根据本制度制定本单位合同管理实施细则,报学校党政办公室备案

第十九条本制度由学校党政办公室会同有关单位负责解释。

第二十条 本制度自公布之日起施行。原《西华大学合同管理办法(试行》(西华行字〔201179号)同时废止。此前发布的有关合同管理的规定,凡与本制度发生冲突的,以本制度为准。